Compte-rendu de la première réunion pour la fête des écoles du RPI 2018

COMPTE-RENDU des REUNIONS PREPARATOIRES POUR LA FETE DES ECOLES du Samedi 30 JUIN 2018
1ère réunion :
Date : mardi 06 février 2018 de 18h15 à 19h30
Lieu : salle des associations de St Cybranet
Présents :
Stéphanie et Frédéric Gratadou, parent d’élève : fredgrat@orange.fr – 06 70 26 29 17
Jean-Pascal Farina, parent d’élève : pascalfarina@orange.fr – 07 87 66 65 29
Jean Christophe Dufaud, parent d’élève : jcdufaud@yahoo.fr – 06 88 74 05 32
François Lavergne, enseignant de Daglan : francois.lavergne204@orange.fr (Absent excusé)
Ribeiro Isabelle, parent d’élève : Ribeiro.isa@orange.fr – 06 82 82 54 67
Nathalie Ferry nathalie.ferry@free.fr (Absente excusée)
Emilie Faure Emilie.faure0730@gmail.com – 06 30 04 47 28
Vanessa : vanessadesa.olival@orange.f (Absente excusée)
Ester Barone
Mme ??????
I. Organisation générale :

– Date de la fête des écoles du RPI : Samedi 30 juin 2018 (date retenue lors du 2éme conseil d’école)
– Lieu : Saint Cybranet (terrain de la salle des fêtes) – demander l’autorisation à Mme le maire (utilisation du lieu, de l’électricité et des sanitaires de la salle des fêtes). Demander à la mairie l’utilisation de produits d’entretien pour le nettoyage. Demander au comité des fêtes l’autorisation d’utiliser leur infrastructure (serres ok, tables, frigos, comptoir…). Il reste à demander au comité l’éclairage…. STEPHANIE GRATADOU s’occupe de toute les démarches administratives
– La fête (spectacle, kermesse, repas, feu et soirée dansante) serait ouverte à tous les proches du RPI (parents, famille et proches des familles).
II. Déroulement :

1. Mise en place de la fête : samedi 30 à partir de 10h00 : à définir

Tâche Quand ? Responsable Matériel

Installation des tables
Installation kermesse
Préparation de la buvette
Installation pour le Repas + préparatifs divers
Pré-inscription en école + quelques-uns en vente sur place
Faire le « mot » aux familles
Service du repas
Rangement et nettoyage + Repas en famille des bénévoles

2. Spectacle des enfants : 16h30 (théâtre)

– Récupérer tous les enfants et les rassembler assis devant le spectacle. Sur le « mot » aux parents
demander d’être présent à 16h15 (1/4 d’heure périgordins)
– Gestion par les enseignants du RPI ainsi que l’intervenante extérieure.
Durée totale du spectacle 1h30 maxi
A la fin du spectacle les enfants sont sous la responsabilité des parents ou autres
3. Jeux : 18h00 : à définir

JEU Responsable Matériel
Demander aux écoles une participation financière pour des fournitures diverses (maquillage…)
4. Repas 20h00

– Buvette : Fred Gratadou se charge de ce point- devis (quantité à définir par rapport à l’an dernier +
Café soluble)
– REPAS
 Un verre de vin (rouge ou rosé) ou une boisson sans alcool (au verre) sera offert pour chaque repas
payant.
 Crudités : Famille Gratadou s’en charge (devis)
 Charcuterie : Famille Gratadou s’en charge (devis)
 Frites : Famille Gratadou s’en charge (devis)
 Viande (côte ou échine de porc) : Famille Gratadou s’en charge (devis)
 Fromage (brie) : JP Farina s’en charge (devis)
 Tartes (pommes ou autres) : JP Farina s’en charge (devis)
 Vente de vin au pichet (JP Farina s’occupe des pichets avec Veyrine)
 Pain : JP Farina s’en charge (devis – 15 tourtes)
Prévoir des tickets avec 4 parties (Entrée+plat+fromage/dessert/1 verre offert)
Famille Gratadou se charge des friteuses et autres matériels de cuisine. OK
Le repas est fixé à 12€ par adulte et 6€ par enfant de moins de 12 ans (gratuit pour les enfants du RPI)
Les réservations du repas seront à faire par le biais du cahier de liaison : Stéphanie centralisera le tout et
passera dans les écoles et/ou utilisera le bus pour transmettre. Les réservations débuteront à partir du
28/05/2018 – fin des inscriptions le 23/06/2018
5. Tombola

Tombola entre le repas et le feu de la Saint Jean pour continuer de vendre des tickets pendant le repas.
Faire une affiche « vente de tickets de tombola »
– Les remerciements aux commerces qui ont donné des lots pour la tombola paraîtront dans l’essor
(faire la liste des commerces par les mamans concernées). Dit au micro le samedi.
– Lots : certains parents se charge de récolter des lots (demander le justificatif à l’école de Castelnaud).
Ils seront conservés par chacun jusqu’à la mise en commun fin mai pour établir une liste non
exhaustive avant la vente par les enfants du RPI.
– Idée de 1er lot : 1 over board – 1 vol à l’aérodrome de Dome, 100€ de bon d’achat ….
– Pour les tickets voir avec l’école de Castelnau s’il en reste sinon demander à Calipage (Bataillon) pour
un don.
– Vente des tickets débutera en mai par les enfants.
– Prix du ticket : 2€
6. Feu de la Saint-Jean 22h00

– Demander l’autorisation à Mme le Maire : STEPHANIE
– Prévenir les pompiers : STEPHANIE
– Prévoir un périmètre de sécurité (barrières – demander à la mairie de Daglan d’en prêter en plus)
– Pour le bois : JC (voir avec Philippe Lombard) demander si la livraison peut se faire le mercredi ou jeudi
pour que les 2 cantonniers aient le temps de « monter » le bucher
– RDV en juin avec madame le maire pour matérialiser le lieu (bombe fluo) : JC
– Demander aux cantonniers de St Cybranet de construire le « bucher »
7. Pendant la fête

– Animation musicale – à partir de 20h30 (un bénévole – connaissance de Fred ? à confirmer – pour
animer la soirée). Emilie se charge de demander l’enceinte autonome amplifiée au club de judo – JC
mettra à disposition son PC portable – Prévoir une playlist « actuelle »
– SACEM : voir avec Castelnaud
– Buvette : Fred : chez PECHAUD sodas + pompe à bière + rosé pamplemousse + eau en bouteilles +
rouge et rosé en cubi (reprise des stocks entamés)
– Demander l’autorisation de délivrer de l’alcool à la mairie. STEPHANIE
Mot aux familles à faire passer au cours du 3ème trimestre : Qui ? – JC
– Pour préparer le matériel (tables…)
– Pour tenir les stands de la kermesse
– Pour tenir le soir même les stands (buvette, repas..)
– Pour le rangement
– Pour le rangement et nettoyage sanitaires le lendemain
Un planning d’organisation sera établi pour répartir les tâches
LA PROCHAINE REUNION AURA LIEU
(Stéphanie se charge de réserver et récupérer les clefs) LUNDI 26 mars ou jeudi 29 mars A 18h15 SALLE DES ASSOCIATIONS DE ST CYBRANET