Compte-rendu de la première réunion de préparation de la fête des écoles

COMPTE-RENDU des REUNIONS PREPARATOIRES
POUR LA FETE DES ECOLES du Samedi 24 JUIN 2017
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ère réunion :
Date : Jeudi 09 mars 2017 de 18h à 19h30
Lieu : salle des associations de St Cybranet
Présents :
Frédéric Gratadou, parent d’élève : fredgrat@orange.fr – 06 70 26 29 17
Jean-Pascal Farina, parent d’élève : pascalfarina@orange.fr – 07 87 66 65 29
Jean Christophe Dufaud, parent d’élève : jcdufaud@yahoo.fr – 06 88 74 05 32
François Lavergne, enseignant de Daglan : francois.lavergne204@orange.fr
Julia Fossat, parent d’élève : juliafossat@hotmail.com – 06 80 21 50 36
Ribeiro Isabelle, parent d’élève : Ribeiro.isa@orange.fr – 06 82 82 54 67
Menard Charlie – mnrdchrl@hotmail.com
nathalie.ferry@free.fr
Neknaci Nadia : lesmaliens@hotmail.fr
emiliefaure24@wanadoo.fr
Venessa(TAP) absente excusée : vanessadesa.olival@orange.f
I. Organisation générale :
– Date de la fête des écoles du RPI : Samedi 24 juin 2017 (date retenue lors du 1er conseil d’école)
– Lieu : Saint Cybranet (terrain de la salle des fêtes) – demander l’autorisation à Mme le maire (utilisation
du lieu ok, de l’électricité ok et des sanitaires de la salle des fêtes ok). Demander à la mairie l’utilisation
de produits d’entretien pour le nettoyage ok. Demander au comité des fêtes afin d’utiliser leur
infrastructure (serres ok, tables, ok, avec 2 frigos, comptoir ok…). Il reste à demander au comité
l’éclairage…. STEPHANIE GRATADOU s’occupe de toute les démarches administratives
– Il a été proposé d’intituler cette fête sous le nom de : « Fête des écoles du RPI de la vallée du Céou de
la Saint Jean » – M. Le maire de Daglan propose de concevoir des flyers à distribuer et des affiches pour
disposer dans les commerces et au bord de la route. Affiches modifiées pour enlever info « repas » à
distribuer dans les commerces. Qui ? Il faut demander aux cantonniers de les monter sur piquet.
– La fête (feu et soirée dansante) serait ouverte à tout le monde (parents, famille, extérieur Trop risqué).
II. Déroulement :
1. Mise en place de la fête : 10h00
Tâche Quand ? Responsable Matériel
Installation des tables
(et aussi bouger l’abeille géante)
Samedi matin à partir
de 10h
Installation panneaux stands kermesse Samedi après-midi à
partir de 14h
Agrafeuse murale,
marteau
Tenir la buvette Pas avant 18h (pas
pendant le spectacle)
Affiches boissons
JC DUFAUD
Caisse repas Pré-inscription en école +
quelques-uns en vente sur place
19h St Cybranet : 1 caisse
Service du repas 20h St Cybranet : gants
Rangement et nettoyage + Repas en
famille des bénévoles
Lendemain à 11h Produits d’entretien
de la salle des fêtes
de St Cybranet
2. Spectacle des enfants : 16h30
Récupérer tous les enfants et les rassembler assis devant le spectacle. Sur le « mot » aux parents
demander d’être présent à 16h00 (1/4 d’heure périgordins)
– Maternelle Castelnaud :
– St Cybranet :
– Daglan : CM1-CM2
– TAP :
– Penser à se procurer un ampli et un poste musique si le dj ne s’installe pas assez tôt (Vanessa ?
comme l’an dernier ou un parent d’élève présent à la réunion…je ne souviens plus du nom)
Durée totale du spectacle 1h30 maxi
A la fin du spectacle les enfants sont sous la responsabilité des parents ou autres
3. Jeux : 18h00
Des panneaux de présentation de chaque stand de jeu seront réalisés avec l’aide des TAPs ???. Frédéric
installera avec Vanessa les lattes sur ces panneaux le samedi matin avec une agrafeuse murale.
JEU Responsable Matériel
Pêche à la ligne
Saint Cybranet : 3 cannes à pêche, canards
Castelnaud : 3 cannes à pêche
amener une coque à remplir d’eau
Jeu d’adresse en bois
(t’as gagné/t’as
perdu ?)
Castelnaud : jeu en bois
Maquillage
10 parents nécessaires
Castelnaud : maquillage, pinceaux
St Cybranet : pots et panneaux
Prévoir modèles
1 table du comité des fêtes
Lancer de cerceaux
Castelnaud : structure pour fixer les tiges
Daglan : tiges
St Cybranet : cerceaux
Tir à la corde Saint Cybranet : corde et plots
Course en sac Daglan : sacs, plots
Chamboule-tout
??? Daglan : boîtes de conserve, balles
1 table du comité des fêtes
Jeu rembobiner ficelle Daglan : bobines de fil
Lancer de claquettes
Brouettes Castelnaud : petites brouettes
François, JPascal et Vanessa : brouettes adulte
Pont de singe (sans
piscine)
supprimé
Parachute ????? Saint Cybranet : parachute
Casse noix supprimé Mayda : noix ?
4. Repas 20h00
– Buvette : Fred Gratadou se charge de ce point- devis (x3 en quantité par rapport à l’an dernier)
– Un apéritif sera offert : 1 verre de …..à voir plus tard ?
– Carottes rappées : Famille Gratadou s’en charge (devis)
– Charcuterie : Famille Gratadou s’en charge (devis)
– Frites : Famille Gratadou s’en charge (devis)
– Saucisses : Famille Gratadou s’en charge (devis)
– Fromage (5 gros brie) : JP Farina s’en charge (devis)
– Tartes (pommes ou autres) : JP Farina s’en charge (devis)
– Café au bar avec percolateur : Famille Gratadou s’en charge (devis)
– Vente de vin au pichet (JP Farina s’occupe des pichets avec Veyrine)
François doit voir avec Stéphanie pour un RIB afin d’ouvrir un compte chez « metro »
Famille Gratadou se charge des friteuses et autres matériels de cuisine.
Le repas est fixé à 12€ par adulte et 6€ par enfant (gratuit pour les enfants du RPI)
Les réservations du repas seront à faire par le biais du cahier de liaison : Stéphanie centralisera le tout et
passera dans les écoles et/ou utilisera le bus pour transmettre. Les réservations débuteront à partir du
02/06/2017 (retour du voyage scolaire)
5. Tombola
Tombola entre le repas et le feu de la Saint Jean pour continuer de vendre des tickets pendant le repas.
Faire une affiche « vente de tickets de tombola »
– Les remerciements aux commerces qui ont donné des lots pour la tombola paraîtront dans l’essor
(faire la liste des commerces par les mamans concernées). Dit au micro le samedi.
– Lots : certains parents se charge de récolter des lots (le justificatif école a été distribué). Ils seront
conservés par chacun jusqu’à la mise en commun avant fin mai pour établir une liste non exhaustive
avant la vente par les enfants du RPI.
– Idée de 1
er lot : box, tablette, PC portable
– Déjà des donneurs : 3×2 descentes en gabarre, boucles d’oreilles (Goutte noire de Daglan)
– Pour les tickets voir avec l’école de Castelnau s’il en reste sinon demander à Calipage (Bataillon) pour
un don.
– Vente des tickets débutera en mai par les enfants.
– Prix du ticket : 2€
6. Feu de la Saint-Jean 22h00
– Demander l’autorisation à Mme le Maire : STEPHANIE
– Prévenir les pompiers (Valérie pour la mairie) : STEPHANIE
– Prévoir un périmètre de sécurité (barrières), creuser un trou/décaisser ?
– Pour le bois : JC (Philippe Lombard OK)
– RDV en juin avec madame le maire pour matérialiser le lieu (bombe fluo) : JC
– Demander aux cantonniers de St Cybranet de construire le « bucher »
7. Pendant la fête
– Animation musicale – à partir de 20h30 (un bénévole M. Garrigou ???) – JP et/ou Fred vont lui
demander- pour animer la soirée avec son matériel). Lui demander à quelle heure il compte s’installer
pour profiter du son pour le spectacle éventuellement ?
– SACEM : payée par Castelnaud ….François se charge de voir avec Isabelle
– Buvette : Fred : chez PECHAUD sodas + pompe à bière + rosé pamplemousse + eau en bouteilles +
rouge et rosé en cubi (reprise des stocks entamés)
– Demander l’autorisation de délivrer de l’alcool à la mairie. STEPHANIE
Mot aux familles à faire passer au cours du 3ème trimestre : Qui ?
– Pour préparer le matériel (tables…)
– Pour tenir les stands de la kermesse
– Pour tenir le soir même les stands (buvette, repas..)
– Pour le rangement
– Pour le rangement et nettoyage sanitaires le lendemain
Un planning d’organisation sera établi pour répartir les tâches
LA PROCHAINE REUNION AURA LIEU
JEUIDI 4 MAI
A 18h15
SALLE DES ASSOCIATIONS DE ST CYBRANET
(Stéphanie se charge de réserver et récupérer les clefs)